Hacemos
SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN EDUCATIVA
Los sistemas de información que utilizan las escuelas no pueden verse como simples herramientas para reunir datos, sino como una estrategia para recopilar, integrar, analizar y redistribuir la información con que cuenta el sector educativo, de manera que ésta favorezca los procesos de toma de decisión a todos niveles y en todas las instancias. Para que ello sea posible, sin embargo, hay que considerar varios elementos:
- La información debe orientarse a apoyar prioritariamente las tareas de planeación y seguimiento que llevan a cabo escuelas y familias. Si partimos de este principio, después será muy sencillo integrar la información en los niveles de agregación que sean necesarios para todas las demás instancias estatales y federales.
- Los sistemas están para servir a los usuarios (estudiantes, maestros, familias), por lo que aquellos deben adaptarse a éstos. . Se hace necesario pensar en esquemas intuitivos que no requieran conocimientos más allá de los necesarios para interactuar con el mundo digital.
- El análisis y redistribución de la información debe de hacerla útil para las tareas educativas y administrativas de escuelas y autoridades educativas. La información de los sistemas educativos padece un altísimo grado de subutilización, y son las escuelas y las familias quienes más se pueden beneficiar con su difusión si se hace con el formato, el conducto y la oportunidad adecuados para su uso.
PORTALES DE INFORMACIÓN EDUCATIVA
La difusión de información educativa debe tener como objetivo contribuir a la toma de decisiones de todos los actores involucrados, además de una forma de brindar transparencia a la gestión educativa. Los sistemas de información tienen mayor impacto cuando atienden a los usuarios con mayor potencial para incidir en la calidad y la equidad educativas, y que tienen acceso limitado a la información del sector. En este caso se encuentran las escuelas (docentes, directores, padres de familia) y los supervisores. De ahí la necesidad de publicar información pertinente y actualizada, que además se adapte a sus usuarios en términos de lenguaje, nivel de agregación de los datos y formatos. Y no puede soslayarse el hecho de que estos portales son una parte importante de la imagen que la autoridad educativa proyecta dentro y fuera de su territorio.
Nuestros sistemas de información educativa contienen matrícula, indicadores y toda otra información que puede ser relevante para las escuelas, docentes y familias. Es ahí donde toda la información es más necesaria, pues las autoridades estatales tienen normalmente acceso directo a las áreas que la integran, procesan y distribuyen. Con ese enfoque hemos construido portales de información para los estados de Puebla (escuelapoblana.org), Sonora (acasonora.org) y más recientemente, Coahuila (sarape.gob.mx). Esta última, la más reciente, contiene un espectro amplio de información pensada en las necesidades de la comunidad escolar, que incluye:
- Matrícula e indicadores por escuela, zona escolar, municipio y estado.
- Riesgo de abandono escolar por escuela, zona escolar, municipio y estado.
- Resultados de PLANEA por escuela, zona escolar, municipio y estado.
- Resultados de PLANEA en cada reactivo de la prueba por escuela, además de los elementos necesarios para comprender el reactivo y su relación con los programas.
- Comparativos por escuela con años previos y con otras escuelas.
- Herramienta para elaborar la Ruta de mejora.
- Materiales de apoyo para los consejos técnicos.
- Diversos materiales específicos para docentes y padres de familia.
Sistema de Apoyo y Reforzamiento Académico para la Planeación Educativa (SARAPE)
Los supervisores son para nosotros un público privilegiado en la distribución de información para el sistema educativo. Todos nuestros esfuerzos de difusión de información académica, indicadores y de prevención de riesgos de abandono escolar tienen una desagregación que incluye a la zona escolar, ámbito de autoridad de los supervisores, como unidad de análisis.
REPORTE APA (ASISTENCIA, PERMANENCIA, APRENDIZAJE)
En 2016 diseñamos el Reporte APA, una herramienta para apoyar los esfuerzos de prevención contra el abandono escolar que, sin solicitar información adicional a las escuelas, identifica con claridad a los estudiantes que se han dado de baja del sistema educativo estatal en cada una de las primarias y secundarias del estado, así como a aquellos que están en alto riesgo de abandonar sus estudios, de acuerdo con el análisis de sus niveles de inasistencia, sus calificaciones y su condición de extraedad.
Un aspecto esencial de la eficacia de este documento es que se alimenta exclusivamente de la información que ya contienen los sistemas de control escolar, por lo que no genera carga alguna a las escuelas. Así mismo, su distribución es sumamente eficaz y no implica costos porque se realiza por la vía de los propios sistemas de control escolar, de manera que cada escuela recibe su reporte personalizado de manera bimestral a efecto de que puedan utilizarlo como insumo en las reuniones de Consejo Técnico.
Reportes paralelos con la información agregada por municipio y a nivel estatal fueron distribuidos también a las autoridades municipales y al Gobernador del Estado. El Reporte APA obtuvo el Primer lugar en la categoría académica en el Reconocimiento de la Mejora de la Gestión 2016, un Premio que la SEP Federal otorga anualmente a buenas prácticas de todo el país.
SISTEMAS DE CONSULTA A ESCUELAS Y DOCENTES
Los sistemas de información estatales también son herramientas muy valiosas para recoger la percepción de docentes y directores escolares sobre diversos temas. Hemos desarrollado esquemas de consulta para levantar encuestas estatales con alcance censal y a un costo mínimo. Por ejemplo, el Estado de Sonora diseñó en 2016 una estrategia para atender las necesidades más elementales de las escuelas en materia de infraestructura. Para ello requería información de las necesidades que en este sentido tenía cada una de las escuelas públicas del estado. Se diseñó e implementó entonces una encuesta electrónica para los directores de todos los planteles de educación básica de ese estado, por vía del sistema de control escolar. De esa manera fue posible conocer, organizar y priorizar la atención de las necesidades de agua potable, electricidad, mesabancos y aire acondicionado (indispensable en muchas zonas de Sonora), así como de problemas en la distribución de libros de texto, identificación de grupos sin docente y denuncias de robo en el periodo vacacional.
En los estados de Coahuila y Puebla también se han levantado encuestas por esa vía para conocer la percepción docente en temas específicos de interés para la autoridad educativa. De esta manera, se multiplican las vías de comunicación entre el magisterio y la autoridad para que la toma de decisiones cuente con el mejor sustento posible.
INSCRIPCIONES
Los sistemas de inscripciones no solo distribuyen estudiantes en las distintas escuelas; pueden también ser mecanismos de apoyo a los padres en el proceso de acompañamiento de sus hijos; generadores de información de la mayor utilidad para planear los servicios educativos de la mejor manera; y herramientas para aportar certidumbre y transparencia de estos procesos.
En 2016 diseñamos, en coordinación con la Secretaría de Educación y Cultura de Sonora, un proceso para organizar la inscripción de los alumnos que acceden al primer grado de preescolar, primaria y secundaria. Con el apoyo de un sistema eficaz, los padres de familia por primera vez pudieron llevar a cabo en línea el registro de opciones y la posterior recepción de resultados en forma ordenada y eficiente. Este sistema atiende a más de 165 mil personas y fue considerado como uno de los avances más importantes de 2019 en educación por parte del Gobierno del Estado.
Mensaje de la Gobernadora de Sonora, Claudia Pavlovich, anunciando las preinscripciones en línea
CERTIFICACIÓN
Los medios digitales permiten que la certificación incremente sus niveles de seguridad y ofrezca a escuelas, familias y empresas mecanismos inmediatos de verificación por Internet. Entre 2015 y 2016 asesoramos a los gobiernos de Puebla y Sonora para la emisión de certificados digitales, que incluyen foto, firma electrónica avanzada y un código QR que permite verificar en lo inmediato la autenticidad del documento mediante una consulta automática con las bases de datos de la propia autoridad educativa. Además de reforzar la seguridad y utilidad del documento, este certificado ahorró más de 54 mil horas de trabajo a las escuelas de esos estados y benefició a más de 340 mil alumnos.
HACIA UN SISTEMA DE INTELIGENCIA INFORMATIVA
La información en el sistema educativo puede ser cimiento y brújula para la mejora. El sector educativo se caracteriza por subutilizar la información que tiene disponible. Un porcentaje elevadísimo de los datos que se recogen de todos los alumnos, padres de familia y escuelas del país no encuentra ninguna aplicación práctica. Nos hemos dado a la tarea de aprovechar todo ese potencial para fortalecer la toma de decisiones académicas, la prevención del abandono escolar y la descarga administrativa, sin que ello implique trabajo de captura adicional para ninguna de las partes. Hemos logrado construir sistemas para colectar la información de manera más simple e intuitiva; para integrar los datos recopilados por distintas instancias dentro y fuera del sector educativo; para analizarlos de manera que puedan ser útiles a usuarios concretos (docentes, alumnos, padres de familia, directores escolares, supervisores, funcionarios, sociedad en general); y para distribuirlos a esos usuarios en un lenguaje, un formato y por un medio que se ajuste a sus posibilidades y necesidades.
Actualmente, los estados de Puebla y Sonora cuentan con avanzados sistemas de información que han sido parte de importantes procesos de mejora en sus resultados educativos. El más reciente, Yolixtli, comenzó a operar en 2019. Su nombre hace referencia a los términos “yólotl” e “ixtli” (“corazón” y “rostro” en lengua náhuatl), que están asociados al gran objetivo de la educación entre los aztecas, que según Miguel León Portilla era “hacer corazones firmes y rostros sabios”.
Yolixtli es una plataforma informática que retoma las mejores prácticas internacionales y que en Puebla opera en más de 12 mil escuelas. Sus funciones superan ampliamente a las de los sistemas de control escolar convencionales:
- Recolecta y almacena información de todos los estudiantes y escuelas del sistema educativo estatal, mediante interfases altamente amigables e intuitivas para el usuario y con los protocolos de seguridad más elevados.
- Analiza los datos y los integra con los de diversas fuentes (formato 911, resultados de evaluaciones estandarizadas, INEGI, IMSS, etc.).
- Redistribuye oportunamente la información pertinente a docentes, directores escolares, padres de familia, supervisores y autoridades educativas, por diversos medios: el propio sistema al que tienen acceso todas las escuelas; un reporte por escuela para identificar a alumnos en riesgo de abandono escolar (Reporte APA); un portal público de información (escuelapoblana.org); y aplicaciones específicas para teléfonos móviles de docentes y padres de familia.
- Aporta una herramienta para la elaboración del Plan de mejora escolar, con la información más pertinente y actualizada de las diversas fuentes informativas, para facilitar las tareas de planeación en la escuela.
- Pone énfasis en la simplificación de los procesos y la descarga administrativa (tan solo en los primeros meses se eliminaron 28 formatos).
